E-RECHNUNG
Warten Sie nicht auf den 1. Januar 2027, sondern bereiten Sie Ihre Apotheke jetzt auf die gesetzliche E-Rechnungspflicht vor – mit der elektronischen Rechnung in IXOS schaffen Sie frühzeitig die technischen Voraussetzungen für rechtskonforme und zukunftssichere Rechnungsprozesse.
E-Rechnung in der Apotheke: Ab dem 1. Januar 2027 wird es verpflichtend
Die Einführung der E-Rechnung für Apotheken hat begonnen und bringt weitreichende gesetzliche Änderungen mit sich. Während seit dem 1. Januar 2025 bereits neue Vorgaben gelten, wird insbesondere der 1. Januar 2027 für nahezu alle Apotheken zum entscheidenden Stichtag.
Ab dem 1. Januar 2027 sind Apotheken mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 € gesetzlich verpflichtet, Rechnungen an B2B-Geschäftspartner ausschließlich als E-Rechnung auszustellen. Da diese Umsatzgrenze faktisch von nahezu allen Apotheken überschritten wird, besteht spätestens jetzt konkreter Handlungsbedarf.
Die E-Rechnungspflicht betrifft den gesamten B2B-Bereich und erfordert, dass Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und verarbeitet werden können. Herkömmliche PDF-Rechnungen gelten ab diesem Zeitpunkt grundsätzlich nicht mehr als rechtskonforme E-Rechnung.
Es gelten folgende Übergangsregelungen:
- Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Apotheken weiterhin wie bisher abrechnen.
- Bei einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro im Jahr 2026 verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027.
- Ab dem 1. Januar 2027 gilt für Apotheken mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz die verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich.
- Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Apotheken unabhängig vom Umsatz E-Rechnungen versenden.
- Rechnungen an Privatpersonen sowie an Unternehmen im Ausland sind derzeit von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Was passiert, wenn Sie jetzt nicht handeln?
Der Countdown läuft: Sind Sie bereit für den 1. Januar 027?
Ab dem 1. Januar 2027 wird die E-Rechnung für nahezu alle Apotheken zur Pflicht. Wer erst kurz vorher handelt, muss mit unnötigem Zeitdruck, erhöhtem Umstellungsaufwand, knappen Ressourcen und vermeidbaren Belastungen im Apothekenalltag rechnen.
Je näher der gesetzliche Stichtag rückt, desto wichtiger wird eine zuverlässige und praxiserprobte Lösung. Eine frühzeitige Umstellung schafft Planungssicherheit, entlastet Ihr Team und ermöglicht einen reibungslosen Übergang zu den neuen gesetzlichen Anforderungen – ohne Zeitdruck und Hektik.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die Weichen zu stellen und sofort von den digitalisierten Rechnungsprozessen zu profitieren. Denn die E-Rechnung betrifft nicht nur den Versand von Rechnungen, sondern auch deren gesetzeskonforme Verarbeitung, Archivierung und langfristige Dokumentation. Machen Sie Ihre Apotheke jetzt fit für die Zukunft – bevor aus einer gesetzlichen Anforderung ein akuter Handlungsdruck wird.
Mit IXOS und IXOS ORBIZ sind Sie schon heute bestens vorbereitet. E-Rechnungen lassen sich nahtlos in bestehende Abläufe integrieren, strukturiert verwalten und revisionssicher archivieren. So erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen zum 1. Januar 2027, sondern reduzieren gleichzeitig Verwaltungsaufwand und schaffen mehr Effizienz im Apothekenalltag.
Frühzeitig handeln statt später unter Zeitdruck reagieren.
Was wird gefordert?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung gemäß der Norm EN 16931. Sie wird in einem strukturiertem Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen, und kann automatisch und elektronisch weiterverarbeitet werden (z.B. ZUGFeRD).
E-Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug, wenn sie elektronisch übermittelt wurden, solange durch innerbetriebliche Kontrollverfahren ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung hergestellt werden kann.
Elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen gemäß GoBD 10 Jahre in dem Format aufbewahrt werden, in dem Sie empfangen werden. Das heißt, elektronische Rechnungen sind originär elektronisch aufzubewahren. Wird die elektronische Rechnung per E-Mail übersandt, so ist die E-Mail selbst als reines Transportmittel der Rechnung (= Briefumschlag der elektronischen Rechnung) grundsätzlich nicht aufzubewahren, es sei denn, die E-Mail enthält der Rechnung zugehörige, aufbewahrungspflichtige Informationen.
Gesetzliche Regelung
In Deutschland wird die Ausstellung von E-Rechnungen durch verschiedene gesetzliche Regelungen bestimmt, insbesondere durch das Wachstumschancengesetz und die Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Mit dem Wachstumschancengesetz wird ab dem 1. Januar 2025 die Digitalisierung weiter vorangetrieben. Das heißt, die E-Rechnung wird für inländische B2B-Rechnungen, nach einer Übergangsfrist, bis spätestens 1. Januar 2028 zur Pflicht. Geplant ist zudem auch die Einführung eines Meldesystems, zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs.
E-Rechnung in IXOS – Was kann IXOS?
Über die IXOS-Faktura erstellte Rechnungen waren schon länger im ZUGFeRD 2.2 Format und entsprachen somit bereits vor der Umstellung den Anforderungen des E-Rechnungsformats.
Für den Rechnungseingang von E-Rechnungen genügt es, wenn die Apotheke ihren Lieferanten ein reguläres E-Mail-Postfach anbietet. Für IXOS-Ausgangsrechnungen bietet IXOS an, die ZUGFeRD-Rechnungen direkt aus IXOS heraus per E-Mail zu versenden.
Die Archivierung muss zwingend auf einem digitalen Medium erfolgen. Für die GoBD-konforme Archivierung empfiehlt sich IXOS ORBIZ als DMS in Kombination mit IXOS.
Gut vorbereitet – mit IXOS ORBIZ
Für die ordnungsgemäße, revisionssichere Archivierung und Organisation von E-Rechnungen ist ein strukturiertes Dokumentenmanagement entscheidend.
Mit IXOS ORBIZ schaffen Sie dafür die passende Grundlage:
- revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen und weiteren Dokumenten
- strukturierte Ablage direkt im IXOS-System
- nahtlose Integration in Ihre IXOS-Warenwirtschaft
- klare Prozesse für Buchhaltung und interne Weiterverarbeitung
TÜV-geprüfte Archivierung für maximale Sicherheit
E-Rechnungen müssen gesetzeskonform, nachvollziehbar und revisionssicher archiviert werden. Unser TÜV-Siegel bestätigt die unabhängige Prüfung der Archivierungslösung hinsichtlich Dokumentenmanagement, Revisionssicherheit und GoBD-Konformität.
GoBD steht für die gesetzlichen Anforderungen an die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung digitaler Geschäftsunterlagen. So schaffen Sie die Grundlage für eine rechtssichere Archivierung Ihrer E-Rechnungen.
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