Sie wollen die Bürokratie in Ihrer Apotheke abbauen und die Nachhaltigkeit fördern, ohne in Ihrer Apotheke Aktenschränke zu füllen? Entdecken Sie jetzt IXOS ORBIZ – das Dokumentenmanagement.
IXOS ORBIZ ermöglicht Ihnen, Ihre Dokumente und E-Rechnungen strukturiert abzulegen und zu verwalten. Dies spart Zeit, denn in wenigen Sekunden lassen sich beispielsweise die vom Steuerberater benötigten Unterlagen finden. Diese können anschließend digital übermittelt werden.
Vorteile
Sicher: Revisionssichere Ablage und verschlüsselte Datenspeicherung in einer deutschen Cloud schützen zuverlässig vor Datenverlust.
Vielseitig: OCR-Technologie erkennt Inhalte verschiedenster Dokumente, ob digital oder ausgedruckt, und erleichtert die Verarbeitung.
Smart: Sofort einsatzbereit ohne zusätzliche Hardware und voll integriert in die gewohnte IXOS-Bedienoberfläche.
Intelligent: KI-gestützte Ablage mit automatischer Verschlagwortung, intelligenter Volltextsuche und sinnvoll strukturierten Workflows.
Warum IXOS ORBIZ überzeugt
Effiziente Dokumentenprozesse – direkt in Ihrer IXOS-Warenwirtschaft
Nahtlose Integration in Ihre IXOS-Warenwirtschaft für durchgängige digitale Prozesse ohne Medienbrüche
Direkter Empfang von E-Rechnungen ohne Scannen oder Weiterleiten per E-Mail
Strukturierte und übersichtliche Dokumentenablage direkt im voll integrierten IXOS ORBIZ
Schnelles Auffinden von Dokumenten und Informationen dank leistungsstarker Volltextsuche
Effiziente Unterstützung von Buchhaltung und internen Arbeitsabläufen durch klar definierte Prozesse
Direkter Transfer von Belegen in das DATEV-Kanzlei-Rechnungswesen in Kombination mit IXOS for DATEV
Sicher gespeichert – jederzeit verfügbar
Verschlüsselte Datenspeicherung in einer deutschen Cloud
Dauerhafte Verfügbarkeit durch Backups und redundante Speicherung
Optionaler filialübergreifender Zugriff auf Dokumente für eine standortunabhängige Zusammenarbeit
Rechtssicher und zukunftsfähig
Revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen sowie sämtlichen weiteren geschäftsrelevanten Dokumenten
GoBD-konforme Dokumentenverwaltung
DSGVO-konforme Ablage mit individuell anpassbaren Ordnerstrukturen und Zugriffsrechten
Lückenlose Historisierung aller Änderungen und Zugriffe für maximale Nachvollziehbarkeit
Automatisierte Validierung von E-Rechnungen gemäß der europäischen Norm EN 16931
Unterstützung einer gesetzeskonformen Verarbeitung strukturierter elektronischer Rechnungen
Zuverlässige Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten
TÜV-zertifizierte Lösung
Wirtschaftlich und praxisnah
Transparente, feste Kosten
Zeitersparnis durch digitale, integrierte Arbeitsabläufe
Wir beraten Sie gern
Online, vor Ort in Ihrer Apotheke oder in einer unserer 14 Geschäftsstellen.
IXOS ORBIZ ist ein entscheidender Schritt für die Digitalisierung Ihrer Apotheke. Einige Dokumente wie z.B. E-Rechnungen werden direkt digital in Ihrem IXOS ORBIZ abgelegt und müssen somit nicht mehr gedruckt werden. Liegen Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Urkunden, Verträge, Dokumentationen und vieles mehr in Papierform vor, lassen sich diese mit Ihrem vorhandenen Rezeptscanner einlesen.
Die künstliche Intelligenz erkennt, um welchen Dokumententyp es sich handelt und weist nach dem Scan-Vorgang automatisch die entsprechenden Merkmale zu.
Nach einem vordefinierten Workflow werden die auf diese Weise markierten Inhalte den jeweiligen Themenbereichen zugeordnet. Dies erleichtert die Arbeit enorm.
Funktionsumfang
Vollständige Integration in IXOS
Versionierung und Änderungshistorie
Scan von Unterlagen und Erfassung Bestandteile via OCR
Integrierte Workflows zum Ablagecontrolling
Automatische Anreicherung der Dokumente mit Merkmalen
Intelligente Volltextsuche, selbst in Dokumenten
Künstliche Intelligenz zur Ablage in IXOS
Schnittstelle für Steuerberater
Signatur mit digitalem Stempel
E-Rechnung: Ein strukturiertes Dokumentenmanagement schafft hier Sicherheit
Es sorgt für
eine revisionssichere Ablage,
klare Zuständigkeiten und
transparente Abläufe.
Gleichzeitig entlastet es den Apothekenalltag, weil Informationen schnell auffindbar und vollständig dokumentiert sind.
Pflicht:
Für die Nutzung benötigen Sie eine Dokumentenmanagement-Lizenz sowie mindestens einen Scanner.
Optional:
Für einen komfortableren Arbeitsablauf können am Wareneingangsarbeitsplatz zwei Bildschirme eingesetzt werden: Auf einem Bildschirm arbeiten Sie in IXOS, auf dem zweiten wird parallel die Rechnung angezeigt.
Unabhängig von der digitalen oder sonstigen Archivierung empfiehlt PHARMATECHNIK GmbH & Co. KG, die zusätzliche Aufbewahrung der Originalunterlagen insbesondere für folgende Dokumentarten zu prüfen.
Hier sind einige mögliche Beispiele:
Amtliche, insbesondere notarielle Urkunden, Erklärungen und Verträge
Jahresabschlüsse
Eröffnungsbilanz
Verträge über die Vergabe von öffentlichen Aufträgen
Förderbescheide
Original-Vollmachten
Dokumente mit Beglaubigungsvermerken, Apostillen, Siegeln, Prägestempeln, Wasserzeichen oder mit sonstiger besonderer Heftung und Kennzeichnung
Dokumente, bei denen die Papierform der persönlichen Beweissicherung dient
Original unterschriebene Dokumente sowie alle sonstigen Dokumente, für die die rechts- und revisionssichere Archivierung nicht zugelassen ist
Falls Sie unsicher sind, fragen Sie bitte Ihre Steuerberatungskanzlei!
Diese Dokumente dürfen im IXOS-DMS gescannt werden. Sie sollten jedoch keinesfalls vernichtet werden.
Selbstverständlich steht es dem Apotheker unabhängig davon frei, Dokumente gleich welcher Art nach der digitalen Archivierung zusätzlich in Originalform aufzubewahren.
Für das DMS können folgende Scanner verwendet werden:
Canon DR-M140
Canon DR-M260
Fujitsu fi-7160
Andere Scanner können derzeit nicht an das DMS angebunden werden.
Gesetzliche Regelungen
Maßgeblich für die Aufbewahrung von Unterlagen von Kaufleuten sind insbesondere, aber nicht ausschließlich, die folgenden Vorschriften (Stand Oktober 2020): nach Abgabenordnung ,Handelsgesetzbuch und Umsatzsteuergesetz
Vorbehaltlich diverser Ausnahmen lässt die Abgabenordnung (§ 147 Abs. 2 AO) zu, dass Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten (i) mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, und (ii) während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
PHARMATECHNIK empfiehlt, dass der Apotheker qualifizierten Rat von seinem Rechtsanwalt sowie Steuerberater zu seinen Archivierungspflichten und einzuhaltenden Fristen einholt.
GoBD Bei der Archivierung von Dokumenten müssen stets die Grundsätze der Unveränderbarkeit, der Ordnung, der Vollständigkeit sowie der Nachvollziehbarkeit sowie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) berücksichtigt werden.
Betriebsprüfungen Im Fall von Betriebsprüfungen muss dem Betriebsprüfer Zugang zu sämtlichen Unterlagen, auch den digital gespeicherten, gewährt werden können.
Beachtung allgemeiner Regelwerke Beachtung der Regeln der DIN ISO/IEC 27001 zur Informationssicherheit (Anforderungen für das Einrichten, Realisieren, Betreiben und Optimieren eines dokumentierten Informationssicherheits-Managementsystems.
Aktuell gibt es noch keine Anbindungen an externe Programme. Sie können die benötigten Dokumente jedoch exportieren und Ihrer Steuerberatung zur Verfügung stellen.
Dazu werden in der Apotheke ein DATEV-Export (EXTF…CSV) sowie ein Belegbilder-Export durchgeführt. Anschließend können im PISA-Programm die jeweiligen Buchungssätze mit den zugehörigen Belegbildern verknüpft werden.
Aktuell gibt es noch keine Mailserver-Anbindung an das DMS. Dokumente, die Sie per E-Mail erhalten, können Sie über den Import in das DMS übernehmen. Möchten Sie Dokumente per E-Mail versenden, nutzen Sie dafür den Export.
Das DMS ist ein Modul von IXOS und wird über das Backupkonzept von IXOS abgesichert. Die im DMS abgelegten Dokumente werden in einer deutschen Cloud gespeichert.
Aktuell gibt es noch keine Möglichkeit, den Zugriff auf die im DMS gespeicherten Daten nach Abgabe einer Apotheke über IXOS für die 10-jährige Aufbewahrungsfrist steuerrelevanter Unterlagen zu gewährleisten.
Eine Möglichkeit zur langfristigen Aufbewahrung bietet der Einsatz eines WORM-Speichers (Write Once Read Many).
Dokumente müssen entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert bleiben.
Ein Dokument sollte archiviert werden, wenn:
alle Pflichtfelder ausgefüllt sind und
die Bearbeitung vollständig abgeschlossen wurde
durch die Bilanzerstellung niemand mehr an die Unterlagen muss
Tipp: Archivieren Sie nach der Abgabe der Steuererklärung über den Steuerberater an das Finanzamt das entsprechende Geschäftsjahr. (Zu beachten bei abweichendem Geschäftsjahr!) (Siehe Firmenstamm)
Für die Auswahl der zu archivierenden Dokumente können Sie den Filter über F6 nutzen.
Zusätzlich empfiehlt es sich, die Funktion zum Archivieren über die Berechtigungen einzuschränken.
Grundsätzlich nein.
Eine Verfahrensdokumentation ist erforderlich. Darin wird der Prozessablauf nachvollziehbar beschrieben und festgehalten, wie sichergestellt wird, dass sämtliche Handelsbriefe und Geschäftsunterlagen im DMS gespeichert werden – unabhängig davon, ob sie die Apotheke in Papierform oder digital erreichen.
Für die individuelle Vorgehensweise und die rechtlichen Anforderungen sollte die Steuerberatung als zentrale Ansprechstelle hinzugezogen werden.
Ja. Erhaltene E-Rechnungen müssen nachträglich in das DMS importiert werden. Andernfalls würden diese bei einer Betriebsprüfung in den für die Prüfung relevanten Unterlagen fehlen.
Der Grund dafür ist, dass ausschließlich die digitale Originaldatei als revisionssicheres Belegformat anerkannt wird. Der Ausdruck einer elektronisch empfangenen Rechnung gilt nicht als originäres, revisionssicheres Dokument und erfüllt damit nicht die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung, beispielsweise nach den GoBD.
Dokumente, die bereits verschlagwortet wurden, können nicht mehr vollständig gelöscht werden. Sie werden lediglich ausgeblendet und können über die Filterfunktion jederzeit wieder eingeblendet werden.
Aus rechtlichen Gründen dürfen nur Dokumente vollständig gelöscht werden, die sich noch im Eingang befinden und noch nicht verschlagwortet wurden.
Die jeweilige Löschfrist wird in der Dokumentenart festgelegt. Nach Ablauf dieser Frist werden die entsprechenden Dokumente gelöscht.
Sobald ein Dokument in der Baumstruktur gespeichert wurde, kann es nicht mehr vollständig gelöscht werden.
Das hängt davon ab, ob die EC-Geräte integriert sind und ob ein digitaler Zugriff auf die Belege möglich ist.
Bei vollintegrierten EC-Geräten wird grundsätzlich nur der EC-Abschluss benötigt. Dieser kann in das DMS übertragen werden. Der Verkaufsbon wird dabei zum EC-Beleg.
Bei nicht integrierten EC-Geräten kommt es auf den jeweiligen Anbieter an. Stellt dieser einen digitalen Zugriff auf die Belege zur Verfügung, muss grundsätzlich nur der EC-Abschluss aufbewahrt werden.
Besteht kein digitaler Zugriff, müssen die einzelnen EC-Belege aufbewahrt und jeweils als Einzelposition in das DMS übertragen werden.
Bei Fragen zur individuellen Aufbewahrungspflicht wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.
"Ersetzendes Scannen bezeichnet den Vorgang des elektronischen Erfassens von Papierdokumenten zur elektronischen Weiterverarbeitung des hierbei entstehenden elektronischen Abbildes (Scanprodukt) und der späteren Vernichtung des papiergebundenen Originals." Nur wenn eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen vollumfänglich vorliegt.
(Quelle: BSI [Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik], BSI TR-03138 „Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“
Für den Export steuerrelevanter Daten aus dem DMS steht Ihnen unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verfügung. Diese erklärt, wie Sie die benötigten Daten einfach und korrekt exportieren können.
Apotheken benötigen im Durchschnitt zwischen 0,3 bis 0,6 GB pro Monat. Die exakte Menge hängt jedoch von der Nutzung ab.
Wenn Sie mit dem Konzept des Arbeitsplatzschutzes arbeiten, haben Sie die Möglichkeit den Mitarbeitern verschiedene Berechtigungen zu erteilen.
Ja. Sie können IXOS ORBIZ jederzeit kündigen. Wenden Sie sich hierzu an Ihren Vertriebspartner der PHARMATECHNIK.
Dies kann variieren, je nachdem wie das Dokument erzeugt wird und was auf dem Dokument enthalten ist. Im Durchschnitt liegt ein Dokument bei ca. 0,3 – 0,5 MB.
In IXOS können Sie zu jedem Zeitpunkt einsehen, wie viele Dokumente und GB Sie aktuell im IXOS ORBIZ hinterlegt haben.
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