Stand: 18.07.2025

Nutzungsbedingungen der PHARMATECHNIK GmbH & Co. KG 

für das Modul IXOS Dokumenten Management System (IXOS ORBIZ)


  1. Vertragsgegenstand und Leistungen von PHARMATECHNIK

  1. Die PHARMATECHNIK GmbH & Co. KG (PHARMATECHNIK) stellt dem Kunden das Modul IXOS ORBIZ mietweise zur Verfügung. Der Kunde erklärt sich dafür mit der ausschließlichen Gültigkeit der nachfolgend geregelten Nutzungsbedingungen einverstanden.

    Der Kunde mietet von PHARMATECHNIK die Software für das Modul IXOS ORBIZ und erwirbt für die Laufzeit dieses Mietverhältnisses ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares und auf die bestimmungsmäßige Nutzung der Software beschränktes Nutzungsrecht.
  2. Der Kunde erhält die Möglichkeit, eingescannte Dokumente in einem modernen Dokumenten Management System, dem IXOS ORBIZ, zu verwalten und zu archivieren. Die Dokumente werden von PHARMATECHNIK revisionssicher in einer deutschen Cloud aufbewahrt, solange das Nutzungsrecht besteht.
  3. Die von PHARMATECHNIK im Rahmen dieses Mietverhältnisses geschuldete Leistung ist dabei auf die bloße Zurverfügungstellung der Software für das Modul IXOS ORBIZ in IXOS sowie des Cloud-Speichers beschränkt. PHARMATECHNIK ist im Rahmen der Zurverfügungstellung der Software lediglich technischer Dienstleister gegenüber dem Kunden und stellt dem Kunden die entsprechende Softwareinfrastruktur in IXOS zur mietweise zur Verfügung. PHARMATECHNIK trägt daher lediglich Sorge, dass der Kunde alle notwendigen Daten für die revisionssichere Archivierung in der Cloud übermitteln kann. PHARMATECHNIK schuldet keine darüber hinausgehenden Leistungen, insbesondere nicht
    1. die ordnungsgemäße Einstellung, Bearbeitung, oder Verfügbarkeit der Dokumente sowie den Zugang zu den Dokumenten oder deren Scannen;
    2. die Pflichten, die der Kunde gemäß dieser Nutzungsbedingungen übernommen hat;
    3. die Erbringung datenschutzrechtlicher Maßnahmen, die über das Maß hinaus gehen, das PHARMATECHNIK von seinem Vertragspartner zur Verfügungstellung von Cloud-Speicherplatz vertraglich zugesagt ist;
    4. die Einhaltung und Überwachung von Fristen, insbesondere nicht von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen;
    5. das Erstellen von digitalen Sicherungskopien oder Back-ups der Dokumente und deren datenschutzrechtlich erforderliche Aufbewahrung und Archivierung;
    6. die Schaffung von Zugriffs- oder sonstigen Zugangsmöglichkeiten zu Servern und Serverstandorten.
  4. Weitergehende als die unter Ziff. I.3 dieser Nutzungsbedingungen genannten Pflichten übernimmt PHARMATECHNIK nicht.

  1. Pflichten des Kunden

  1. Auf die im Modul IXOS ORBIZ eingestellten und archivierten Dokumente kann ausschließlich über das IXOS-System zugegriffen werden. Vor diesem Hintergrund weist PHARMATECHNIK den Kunden darauf hin, dass eine tägliche Sicherung der Daten mit der im Rahmen des IXOS-Systems erhaltenen „IXOS Pack&Go USB-Stick-Sicherung“ durch den Kunden unabdingbar ist. Dabei wird dem Kunden dringend empfohlen, den Pack&Go USB-Stick zu jeder Zeit sicher zu verwahren (z.B. in einem Safe).
  2. Der Kunde ist verpflichtet:
    1. für die Datenübertragung in das Modul IXOS ORBIZ geeignete Software und Hardware zu beschaffen, zu nutzen, zu betreiben und regelmäßig zu warten, soweit PHARMATECHNIK nicht die jeweilige Pflicht hierzu vertraglich übernommen hat;
    2. personenbezogene Daten nur gemäß den jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften zu verarbeiten;
    3. personenbezogene und besondere personenbezogene Daten gemäß den jeweils anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften und gemäß dem jeweiligen Stand der Technik insbesondere gegen den Zugriff unbefugter Dritter, die unerlaubte Entschlüsselung, die Änderung, die Manipulation, die Löschung sowie sonstigen Datenverlust zu schützen;
    4. die Zugangsdaten zum Modul IXOS ORBIZ vertraulich zu behandeln und Dritten nicht zugänglich zu machen;
    5. regelmäßig Sicherungen der Dokumente und der Daten durchzuführen, gemäß den jeweils anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften und gemäß dem jeweiligen Stand der Technik insbesondere gegen den Zugriff unbefugter Dritter, die unerlaubte Entschlüsselung, die Änderung, die Manipulation, die Löschung sowie sonstigen Datenverlust zu schützen.
  3. Der Kunde ist verpflichtet, das Modul IXOS ORBIZ nur im Rahmen seines Geschäftsbetriebs und für Dokumente im Zusammenhang mit seinem Geschäftsbetrieb zu nutzen.
  4. Der Kunde ist allein für eine unabhängige Beurteilung verantwortlich, ob die technischen und organisatorischen Maßnahmen für einen bestimmten Onlinedienst den Anforderungen des Kunden entsprechen, einschließlich seiner Sicherheitsverpflichtungen gemäß geltenden Datenschutzvorschriften. Der Kunde bestätigt und erklärt, dass (unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Einführungskosten, und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten sowie der Risiken für Einzelpersonen) die von PHARMATECHNIK und deren Subunternehmern eingeführten und unterhaltenen Sicherheitsverfahren und Sicherheitsrichtlinien ein Sicherheitsniveau bieten, das dem Risiko in Bezug auf seine personenbezogenen Daten angemessen ist. Der Kunde ist verantwortlich für Implementierung und Aufrechterhaltung von Datenschutzvorrichtungen und Sicherheitsmaßnahmen für Komponenten, die der Kunde zur Verfügung stellt oder kontrolliert.
  5. Der Kunde ist für die Einhaltung und Überwachung der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verantwortlich.
  6. Der Kunde verpflichtet sich, der PHARMATECHNIK für die Nutzung des Moduls IXOS ORBIZ ein Entgelt nach Ziff. IV. dieser Nutzungsbedingungen zu bezahlen. Darüber hinaus ist der Kunde verpflichtet, selbst zu prüfen, welche Dokumente er in das Modul IXOS ORBIZ einstellt bzw. ob die eingestellten Dokumente auch tatsächlich im Modul IXOS ORBIZ archiviert wurden. Hierfür übernimmt PHARMATECHNIK keine Verantwortung.

  1. Laufzeit und Kündigung

  1. Die Laufzeit des Mietverhältnisses für das Modul IXOS ORBIZ beginnt mit wirksamer Aktivierung des Moduls durch den Kunden per Klick aus IXOS heraus. Die Laufzeit des Mietverhältnisses für das Modul IXOS ORBIZ entspricht der Laufzeit des IXOS-System-Hauptvertrages zwischen dem Kunden und PHARMATECHNIK, d.h. mit Beendigung des IXOS-System-Hauptvertrages endet automatisch auch das Mietverhältnis hinsichtlich des Moduls IXOS ORBIZ sowie die Zugriffsmöglichkeit des Kunden auf die im Modul IXOS ORBIZ archivierten Daten.
  2. Das Mietverhältnis für das Modul IXOS ORBIZ kann von beiden Seiten mit einer Kündigungsfrist von einem Monat zum Monatsende schriftlich gekündigt werden. Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt hiervon unberührt.
  3. PHARMATECHNIK ist im Falle der Beendigung des Mietverhältnisses berechtigt, die im Modul IXOS ORBIZ archivierten Daten nach Beendigung des Vertragsverhältnisses zu löschen. Bis zum Ablauf des Mietverhältnisses für das Modul IXOS ORBIZ ist der Kunde berechtigt, die von ihm archivierten Dokumente zur weiteren Verwendung aus dem Modul IXOS ORBIZ zu exportieren.

  1. Entgelte

  1. Für die Nutzung des Moduls IXOS ORBIZ vereinbaren die Parteien ein Entgelt, das in den Entgeltregelungen in der Anlage „Entgelt für die Nutzung des Moduls IXOS ORBIZ“ in der jeweils gültigen Fassung, geregelt ist:
    1. Dem Kunden wird für die Nutzung des Moduls IXOS ORBIZ eine monatliche Grundgebühr berechnet.
    2. Das aktuell genutzte Datenvolumen ist für den Kunden in IXOS jederzeit einsehbar.
    3. PHARMATECHNIK kann laufende oder nutzungsabhängige Entgelte nach billigem Ermessen, insbesondere unter Würdigung der Interessen des Kunden, zum Ausgleich geänderter Kosten anpassen, insbesondere nach erfolgten Preisanpassungen von Vorlieferanten (z.B. externen Lizenzgebern oder Anbietern von Datenspeichern) oder nach der Änderung regulatorischer Vorgaben.
  2. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Mehrwertsteuer.

  3. Die an PHARMATECHNIK im Rahmen der Nutzung des Moduls IXOS ORBIZ zu entrichtenden Entgelte werden der monatlichen Miete des IXOS-System-Hauptvertrages hinzuaddiert und dem Kunden in Rechnung gestellt. Die Fälligkeit richtet sich dementsprechend nach der Fälligkeit der monatlichen Miete des IXOS-System-Hauptvertrages.

  1. Haftung

  1. Für schuldhaft verursachte Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit haftet PHARMATECHNIK unbegrenzt. Für Sach- und Vermögensschäden haftet PHARMATECHNIK unbegrenzt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Im Übrigen haftet PHARMATECHNIK nur bei schuldhafter Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, wobei die Haftung auf den Ersatz des vertragstypischen vorhersehbaren Schadens begrenzt ist. Eine wesentliche Pflicht ist eine solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht, auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertraut und vertrauen darf und deren Verletzung die Erreichung des Vertragszwecks gefährdet.
  2. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt ebenso unberührt, wie die Haftung für arglistig verschwiegene Mängel oder im Rahmen einer übernommenen Garantie.
  3. Für den Verlust von Daten haftet PHARMATECHNIK nur für denjenigen Aufwand, der für die Wiederherstellung der Daten bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden erforderlich ist. Bei einfacher Fahrlässigkeit der PHARMATECHNIK tritt diese Haftung nur ein, wenn PHARMATECHNIK mit der zum Datenverlust führenden Handlung gleichzeitig eine wesentliche Vertragspflicht verletzt hat.
  4. PHARMATECHNIK übernimmt keine Haftung aus oder im Zusammenhang mit der jeweiligen Archivierung der Dokumente durch den Kunden, insbesondere nicht für die Einhaltung von datenschutzrechtlichen Vorschriften im Zusammenhang mit der Archivierung
  5. Im Übrigen gelten die Haftungsregelungen der Allgemeinen Vertragsbedingungen für Soft- und Hardwaremietverträge der PHARMATECHNIK.

  1. Freistellung von PHARMATECHNIK

Der Kunde stellt PHARMATECHNIK vollumfänglich auf erstes Anfordern von allen Ansprüchen Dritter, die diese gegen PHARMATECHNIK aus und im Zusammenhang mit der Archivierung von Dokumenten und Daten, einschließlich der Kosten der Rechtsverteidigung frei, soweit der Anspruch auf einem Verstoß des Kunden gegen die Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen oder einem Verstoß gegen jeweils geltende gesetzliche, insbesondere datenschutzrechtliche Regelungen, beruht.

  1. Änderung der Nutzungsbedingungen

  1. PHARMATECHNIK ist zur Änderung der Nutzungsbedingungen ohne Zustimmung des Kunden berechtigt, wenn durch unvorhersehbare Änderungen, die PHARMATECHNIK nicht veranlasst hat und auf die PHARMATECHNIK keinen Einfluss hat, das bei Vertragsschluss bestehende Äquivalenzverhältnis in nicht unbedeutendem Maße gestört wird oder wenn eine vertragliche Regelungslücke dadurch entsteht, dass die Rechtsprechung eine Klausel für unwirksam erklärt und hierdurch Schwierigkeiten bei der Durchführung des Vertrages entstehen, die nur durch die Anpassung oder Ergänzung der Nutzungsbedingungen zu beseitigen sind. Änderungen können auch durch geänderte Anforderungen hinsichtlich der Zertifizierungsgrundlagen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und/oder gesetzlicher Anforderungen erforderlich werden.
  2. PHARMATECHNIK kann eine Änderung der Nutzungsbedingungen auch dann vornehmen, wenn dies aus triftigem Grund erforderlich ist und das Verhältnis von Leistung und Gegenleistung nicht zu Ungunsten des Kunden verschoben wird, so dass die Änderung für den Kunden zumutbar ist. Ein triftiger Grund liegt vor, wenn zum Vertragsschluss eine technische Neuerung nicht absehbar war und später einen divergierenden Regelungsinhalt erfordert. Dabei ist maßgeblich, dass die Leistungserbringung durch die Neuerung unter den ursprünglichen Nutzungsbedingungen nicht mehr oder nur noch unter großem oder unwirtschaftlichem Aufwand erbracht werden kann.
  3. Änderungen der Nutzungsbedingungen werden dem Kunden schriftlich bekannt gegeben. Hat der Kunde mit PHARMATECHNIK im Rahmen der Geschäftsbeziehung einen elektronischen Kommunikationsweg vereinbart, können Änderungen auch auf diesem Weg übermittelt werden, wenn die Art der Übermittlung es dem Kunden erlaubt, die Änderungen in lesbarer Form zu speichern oder auszudrucken.
  4. Änderungen der Nutzungsbedingungen, die der Zustimmung des Kunden bedürfen, gelten als genehmigt, wenn der Kunde nach Bekanntgabe nicht schriftlich oder auf dem vereinbarten elektronischen Weg Widerspruch erhebt. Auf diese Folge wird PHARMATECHNIK den Kunden bei der Bekanntgabe hinweisen. Der Kunde muss den Widerspruch innerhalb von 6 Wochen nach Bekanntgabe der Änderung an PHARMATECHNIK absenden.

  1. Salvatorische Klausel

Soweit einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen unwirksam sind oder werden, wird die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen davon nicht berührt. An die Stelle der ungültigen Bestimmungen tritt die für diesen Fall bestehende branchenübliche Bestimmung, bei Fehlen einer zulässigen branchenüblichen Bestimmung die entsprechende gesetzliche Bestimmung.

  1. Änderung der Nutzungsbedingungen

  1. Änderungen oder Ergänzungen bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für das Abbedingen dieses Schriftformerfordernisses.
  2. Soweit in diesen Nutzungsbedingungen der PHARMATECHNIK für das Modul IXOS ORBIZ nichts Abweichendes geregelt ist, gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen für Soft- und Hardwaremietverträge der PHARMATECHNIK. Im Fall von Widersprüchen gehen diese Nutzungsbedingungen der PHARMATECHNIK für das Modul IXOS ORBIZ den Allgemeinen Vertragsbedingungen für Soft- und Hardwaremietverträge der PHARMATECHNIK vor.
  3. Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
  4. Ausschließlicher Gerichtstand ist der Sitz von PHARMATECHNIK in 82319 Starnberg.

ANLAGE: „Entgelt für die Nutzung des Moduls IXOS ORBIZ“

Entgeltregelungen für IXOS ORBIZ

Grundgebühr (Ziff. IV.1 lit. a)

Dem Kunden wird für die Nutzung des Moduls IXOS ORBIZ eine monatliche Grundgebühr von 29,00 € netto zzgl. MwSt. berechnet.